Bistum Limburg setzt auf digitale Gehaltsabrechnung
Das Bistum Limburg führt mit KIDICAP ein neues digitales Postfach für seine Mitarbeitenden ein. Ab sofort stehen dort Unterlagen zur Gehaltsabrechnung, Meldungen zur Lohnsteuer, Sozialversicherung und betrieblichen Altersvorsorge zur Verfügung.
Beitrag für den Klimaschutz
„Wir als zentrale Gehaltsabrechnungsstelle betreuen monatlich mehr als 10.500 Personalfälle. Dies verursacht bei der Erstellung und Übermittlung der Gehaltsmitteilung viel Papier und belastet die Umwelt“, erklärt Daniel Roos, Fachbereichsleiter der Zentralen Gehaltsabrechnung. Durch die künftige digitale Übermittlung könne das Bistum einen Beitrag für Klima- und Umweltschutz leisten. „Dies führt zu mehr Nachhaltigkeit, geht schneller und den Mitarbeitenden steht zu jeder Zeit eine Gehaltsmitteilung zur Verfügung“, so Roos weiter.
Sicherheit der Daten gewährleistet
Das neue Postfach ist eine webbasierte Anwendung, welche nach Bankenstandard verschlüsselt ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unterlagen geschützt sind und Unbefugte keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten aus den Lohndokumenten erhalten. Die Mitarbeitervertretungen (Haupt-MAV, MAV beim Bischöflichen Ordinariat, MAV der pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) haben der Möglichkeit zur Nutzung des Postfachs ebenfalls zugestimmt.
Und so funktioniert`s
Wenn Mitarbeitende das neue Angebot verwenden möchten, senden sie eine Einverständniserklärung zur Nutzung des digitalen Postfachs per E-Mail an die Zentrale Gehaltsabrechnung (support.zgast@bistumlimburg.de). Es wird empfohlen, die Mailadresse als Absenderadresse zu verwenden, die auch als User-Name für das digitale Postfach genutzt werden soll. Nach der Freischaltung des Postfachs erhalten die Mitarbeitenden eine Willkommens-E-Mail mit näheren Informationen zum Prozess und der Aufforderung, ein persönliches Passwort zu setzen.
Über einen Link zu KIDICAP.LOGIN gelangen sie anschließend auf das digitale Postfach. Dort sind die unterschiedlichen Lohndokumente über ein Dashboard mit Kacheln einsehbar und können gespeichert und ausgedruckt werden. Sobald neue Dokumente im Postfach abrufbar sind, können die Nutzerinnen und Nutzer selbst entscheiden, wann und von welchem Endgerät aus sie diese abrufen.
Nach einem möglichen Ausscheiden aus dem Dienst steht Mitarbeitenden das Postfach für sechs Monate nach dem Austrittsdatum zur Verfügung. Für diejenigen, die das digitale Postfach nicht nutzen möchten, werden die Abrechnungen bis auf weiteres wie bisher erstellt.
Weitere Informationen sowie die Einverständniserklärung zur Nutzung des digitalen Postfachs stehen unterhalb dieser Meldung zum Download bereit.
Kontakt
Für Rückfragen steht die Zentrale Gehaltsabrechnung unter support.zgast@bistumlimburg.de zur Verfügung.
Hintergrund
Die Bezeichnung KIDICAP ist ein Akronym und setzt sich zusammen aus den Wortanfängen von Kirche (KI), Diakonie (DI), Caritas (CA) und Personal (P). Diese Bereiche bilden das ursprüngliche Einsatzgebiet der Software.
KIDICAP ist eines der führenden Personalwirtschaftssysteme im kirchlichen, sozialen und öffentlichen Dienst. Es ist speziell auf die komplexen Anforderungen dieser Bereiche ausgelegt und kann das Tarif-, Besoldungs- und Versorgungsrecht vollständig und zuverlässig abdecken.
Die Software wird deutschlandweit eingesetzt. Derzeit werden etwa 2.000.000 Personalfälle in 25.000 Organisationen jeden Monat damit abgerechnet. Darunter finden sich Abrechnungsstellen der Bundesländer, Landeskirchen und Bistümer, große Klinikverbünde und viele soziale Einrichtungen.
Entwickelt wurde KIDICAP im Jahr 1996 ursprünglich für den Einsatz im kirchlichen Umfeld. Heute wird die Software neben dem kirchlichen Dienst auch in anderen Bereichen angewendet, beispielsweise im öffentlichen Dienst, in sozialen Dienstleistungen, Krankenhäuser und Kliniken.
